De digitale overheid: meer open, minder cultureel

De digitale wereld vereist een aangepaste informatievoorziening door de overheden. Gelet daarop is medio november een voorstel voor de herziening van de Archiefwet naar de Tweede Kamer gezonden. Opvallend is dat het Rijk uit de Regionaal Historische Centra wil stappen, gemeenschappelijke regelingen van cultureel belang met andere overheden. Ook de nieuwe Wet open overheid (Woo) is relevant. Deze is begin oktober door de Eerste Kamer aangenomen en treedt op 1 mei in werking. Ter voorbereiding zijn op 14 december een handreiking voor gemeenten en een enquête onder onderzoeksjournalisten verschenen. Helaas is er nog steeds geen sprake van een integrale Informatiewet.

Herziening Archiefwet vanwege digitale ontwikkelingen
De Archiefwet bepaalt dat overheden en zelfstandige bestuursorganen zoals de rijkscultuurfondsen  hun informatie op een goede manier bewaren en ontsluiten. Omdat de huidige wet zich vooral op papier richt, wordt deze aangepast aan digitale ontwikkelingen. De zogeheten overbrengingstermijn naar een fysieke archiefbewaarplaats of een digitaal e-depot wordt teruggebracht van twintig naar tien jaar. Hierna worden documenten op basis van een selectielijst (semi-)permanent bewaard óf vernietigd. Er kunnen in dit kader hotspots/ bijzondere gebeurtenissen aangewezen worden die langer bewaren vergen. Het versneld overbrengen gebeurt om kwetsbare en vluchtige digitale documenten (inclusief databases e.d.) op tijd veilig te stellen. Door dit alles wordt ook de openbaarheid versneld met nog wel enige beperkingen o.a. gelet op privacy-regels, staats- en bedrijfsgeheimen.

Het Rijk stapt uit de Regionaal Historische Centra
Het Rijk laat op dit moment documenten van provinciaal of decentraal werkende rijksdiensten bewaren in de zogeheten Regionaal Historische Centra (RHC's) Gelet op de digitalisering en het provincie-overstijgend (samen)werken worden in het voorstel van de nieuwe Archiefwet deze documenten voortaan centraal bewaard bij het Nationaal Archief. Voor de nieuwe bestuurlijke samenwerking in de RHC’s zijn er vier richtpunten. Het beheer en de toegang van de bestaande fysieke (papieren) rijkscollecties op locatie blijven gewaarborgd. De RHC’s worden behouden als instellingen van regionale historie en cultuurgeschiedenis. Vanwege hun schaalvoordeel voorzien zij tevens in kennis en faciliteiten voor digitaal archiveren ten behoeve van andere overheden of organisaties. Tot slot geldt dat de Staat zelf terugtreedt uit de gemeenschappelijke regelingen. Hierdoor kunnen de RHC’s voortaan niet of moeilijker voldoen aan hun huidige slogans zoals ‘het geheugen van de samenleving’, ‘ontdek het verleden van de regio’ en ‘schatkamer van de provincie’. Ook hun ondersteuning aan lokale historische informatiepunten wordt onzeker.

Archivaris nieuwe stijl bewaakt belangen burgers en bedrijven
Toegang tot documenten van overheidsorganen is in de Archiefwet om vier redenen van belang. Bij de uitvoering van de publieke taken alsook bij het afleggen van verantwoording daarover. Voor eenieder bij het kennisnemen en uitoefenen van rechten en plichten. In het kader van onderzoek.  Als onderdeel van het cultureel erfgoed. Het wetsvoorstel bepaalt dat elk overheidsorgaan een archivaris moet hebben die deze belangen dient te bewaken ten behoeve van burgers en bedrijven e.d. Tot nu toe kunnen gemeenten dat ook laten doen door de gemeentesecretaris. De archivaris is beheerder van de overgebrachte archieven en intern toezichthouder op de jongere documenten. De Raad van State constateert een inhoudelijke verzwakking door het laten vallen van de diploma-eisen.

Handreiking ‘Van Wob naar Woo’ 
Voor jongere documenten geldt nu de Wet openbaarheid van bestuur/Wob en per 1 mei de Wet open overheid (Woo). Deze nieuwe wet bevat een regeling over het actief openbaar maken van informatie door bestuursorganen. Daarnaast gaat het om openbaarheid op verzoek. Er zijn evenals bij de Archiefwet enkele beperkingen gelet op privacy, staats- en bedrijfsgeheimen e.a. Ook persoonlijke beleidsopvattingen van ambtenaren behoeven niet verstrekt te worden. De openbaarmaking moet stapsgewijs uniform via het Platform open overheidsinformatie/Plooi gaan gebeuren. 

De VNG stelt in de handreiking ‘Van Wob naar Woo’ van 14 december dat het grote belang van een adequate informatievoorziening door de overheden recentelijk nog eens tot uitdrukking is gekomen in het rapport ‘Ongekend Onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag. Dit leidde ertoe dat de Woo in de laatste fase van de behandeling in de Tweede Kamer op belangrijke onderdelen werd gewijzigd. Meer informatie: https://vng.nl/sites/default/files/2021-03/handreiking-van-wob-naar-woo.pdf

Journalisten willen betere informatievoorziening
De wensen van de  Nederlandse Vereniging van Journalisten/NVJ e.a. zijn niet geheel ingewilligd. Zo was ze van oordeel dat de Woo ook moet gelden voor semi-publieke instellingen, stichtingen en bedrijven. De NVJ had graag een transparantieregister op thema- of dossierniveau bij de wet gezien met gegevens over welke soort data de overheden beschikken, de wet kent echter een globaler register. En ze wilde voorschriften voor digitale standaarden bij de informatie-ontsluiting. De door de NVJ bepleite ombudsfunctie komt er wel in de vorm van een Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding.

De Vereniging van Onderzoeksjournalisten/VVOJ is van mening dat de behandeling van informatieverzoeken door de overheden vaag traag verloopt en ontmoedigend werkt voor haar leden. Ze wil derhalve instrumenten (door)ontwikkelen zoals de Wob-knop en -generator die het nu het Wob-ben en volgend jaar het Woo-en  gemakkelijker maken. Op 14 december heeft ze een enquête verzonden om meer detailwensen hierover van de journalisten te horen.
Meer informatie: https://www.nvj.nl/nieuws/wat-nodig-beter-te-kunnen-wobben

Antimisbruikbepaling
Overigens werd er door niet-journalisten om financiële redenen regelmatig misbruik gemaakt van het doen van Wob-verzoeken met name aan gemeenten. Daarom is de betaling bij niet tijdig beslissen geschrapt en kent de Woo nu een antimisbruikbepaling.