Verhalen als bindmiddel in je organisatie

Als er over storytelling in managementstrategieën gesproken wordt, beperkt zich dat vaak tot het gebruik van verhalen in het presenteren van plannen en het overtuigen van anderen. Maar het delen van verhalen kan zoveel meer betekenen in het besturen van een organisatie. Het kan de communicatie en samenwerking verbeteren en bijdragen aan een goede werksfeer waarin creativiteit gewaardeerd wordt.

De basis van Storytelling

Voordat ik hier kort toelicht hoe je dit kunt met bereiken door het inzetten van storytelling, ga ik graag terug naar de basis van ervan. In essentie gaat het om communicatie tussen een verteller en de luisteraar, gebruikmakend van verhalen waarin universele, persoonlijke en emotionele informatie wordt overgedragen. Belangrijk daarin is de wetenschap dat het verhaal zich in het hoofd van de luisteraar afspeelt. Hij is feitelijk belangrijker dan de verteller. De verteller levert alleen maar woorden en beelden. Als dat hij iets vertelt waar de luisteraar zich toe kan verhouden gaat er iets spelen en dan ontstaat er verbinding. Op dat moment bevinden de twee zich als het ware in dezelfde mentale ruimte.

Dat ‘verhouden’ komt vaak eerder door emotionele aspecten dan door zakelijke informatie. Wanneer iemand iets persoonlijks of zelfs emotioneels deelt, dan ontstaat er aandacht die leidt tot sympathie, vaak zelfs gevolgd door empathie. Deze twee elementen zijn de ingrediënten voor het komen tot common ground. Alsje daar bent is er sprake van begrip en kun je naar elkaar luisteren en elkaar helpen. 

Conflict

Dit hoeft niet te zeggen dat je het altijd met elkaar eens moet zijn. Het verbindende gevoel is belangrijke vertrouwensbasis om op voort te bouwen. En conflict, zolang het beheersbaar en constructief is, is vaak zelfs een voedingsbodem voor (creatieve) ontwikkeling. Vergelijk het met een goede relatie, die – in mijn ogen – ook niet zonder een sporadische flinke ruzie kan. Storytelling kan helpen om constructief met conflicten om te gaan. Op het moment dat je de ander kent en je ook in de ander kunt verplaatsten - kortom: als er empathisch vermogen is opgebouwd - lopen ze zelden uit de hand. 

Mijn organisatie, Storytelling Centre, werkt met dit principe met kwetsbare groepen, in achterstandswijken en in conflictgebieden. De afgelopen jaren hebben we ook met Palestijnen en Israëli gewerkt. Zelfs daar lukte het conflict in een kracht om te zetten door middel van het delen van verhalen. Op basis daarvan ontwikkelden de onze Share to Connect Methode. 

Storytelling in organisaties

Maar binnen organisaties kun je met het delen van verhalen net zo goede verhoudingen verbeteren, zorgen dat mensen elkaar beter leren kennen en daarmee een goede werksfeer creëren. In een goede werkomgeving is het beter functioneren. Ik zou bijna zeggen: in een veilige werkomgeving. Die veiligheid kun je creëren door het delen van verhalen, omdat mensen kunnen invoelen, management ten opzichte van werknemers, maar ook collega’s onderling. In dat opzicht leert onze ervaring dat een gemiddelde afdeling van een bedrijf of kleine kunstenorganisatie vaak niet eens zoveel verschillen van de conflictgebieden waar wij zo nu en dan aanwezig zijn. 

‘Hoe dan?’, hoor ik je denken. ‘Moeten we als organisatie of managementteam wekelijks in een kring gaan zitten om verhalen te delen?’ Inderdaad, ik ben het ermee eens dat dit veel te zweverig klinkt en zie daar het team maar eens in mee te krijgen. Maar er zijn meer toepassingen. 

Een paar voorbeelden

Een simpele is om elke vergadering niet meteen te starten met het aflopen van de agenda maar even iedereen te vragen hoe hij of zij erbij zit en daarbij het delen van een verhaal toe te staan. Dit kan soms even tijd nemen, maar zal uiteindelijk een goede investering in de rest van de bijeenkomst blijken. Het vereist wel dat de voorzitter een sfeer creëert waarin dat geaccepteerd wordt. 

Ook is het goed om gedurende het jaar momenten van delen in te bouwen. Dat kan bijvoorbeeld tijdens teamuitjes of team-buildingsessies. Door niet alleen maar iets leuks te doen, maar door ook actief te sturen op het delen van verhalen in een ontspannen setting. Hier zijn verschillende oefeningen voor in te zetten; ook oefeningen die voorkomen dat mensen het gevoel krijgen dat ze in een zelfhulpgroep of een kringgesprek van de AA terecht gekomen zijn. Hierbij is het belangrijk te weten hoe je soms door wat afstand te bewaren sneller komt bij hetgeen wat je bespreekbaar wilt maken. Direct op het onderwerp ingaan werkt vaak niet. Bovendien geldt ook hier dat het opbouwen van een veilige omgeving van vertrouwen een voorwaarde is. In die zin beperkt werken met storytelling zich niet tot het delen van verhalen. Aspecten als team building en het stimuleren van het creatieve vermogen zijn minstens zo belangrijk.  

Dit zijn goede en praktische voorbeelden. Maar uiteindelijk gaat het om een mindset. Durf je een verhalende organisatie te zijn, waarin op eerlijke en authentieke wijze gedeeld wordt en waarin op die manier onderling vertrouwen wordt opgebouwd? Om zo te streven naar een daadkrachtige organisatie waarin iedereen met plezier zijn of haar functie uitvoert? 

Dat vereist dat je als manager constant met verhalen bezig bent, vooral in de rol van luisteraar, omdat die toch altijd de hoofdrol speelt in de mentale ruimte die ontstaat door het delen van verhalen.